Dostęp do dodatkowych środków może pomóc firmie pokryć przejściową lukę w płynności, sfinansować zakup potrzebnego sprzętu albo zrealizować wydatek, którego nie dało się wcześniej przewidzieć. Problem pojawia się wtedy, gdy decyzje o finansowaniu są podejmowane doraźnie, bez ustalonych kryteriów. W takiej sytuacji łatwiej zaakceptować zobowiązanie, którego koszt lub termin spłaty nie pasują do rzeczywistych możliwości przedsiębiorstwa.
Wewnętrzne zasady korzystania z zewnętrznego finansowania nie muszą być rozbudowaną procedurą. Nawet w jednoosobowej działalności warto określić kilka warunków, które trzeba sprawdzić przed złożeniem wniosku.
Najpierw trzeba ustalić, kiedy firma rzeczywiście potrzebuje dodatkowych środków
Samo pojawienie się wydatku nie oznacza jeszcze konieczności sięgania po finansowanie. Pierwszym krokiem powinno być określenie celu i sprawdzenie, czy koszt można pokryć z bieżących wpływów bez naruszania środków potrzebnych na podatki, ZUS, wynagrodzenia, faktury od dostawców i inne stałe zobowiązania.
Znaczenie ma również charakter wydatku. Inaczej można oceniać finansowanie zakupu urządzenia potrzebnego do realizacji podpisanego kontraktu, a inaczej wydatek, który można bez większych konsekwencji przesunąć o kilka tygodni.
Dobrym rozwiązaniem jest więc przyjęcie prostej zasady: przed złożeniem wniosku firma określa konkretny cel, potrzebną kwotę oraz źródło przyszłej spłaty. Pozwala to ograniczyć sytuacje, w których wysokość zobowiązania wynika przede wszystkim z maksymalnej dostępnej oferty, a nie z faktycznych potrzeb przedsiębiorstwa.
Limit finansowania powinien wynikać z przepływów pieniężnych
Ustalenie maksymalnej kwoty zobowiązania wyłącznie na podstawie miesięcznych przychodów może dawać mylący obraz sytuacji. Przychód nie jest kwotą, którą przedsiębiorca może w całości przeznaczyć na spłatę.
Trzeba uwzględnić koszty działalności, terminy płatności faktur, zobowiązania publicznoprawne oraz istniejące zadłużenie. Szczególnie istotne są przepływy pieniężne. Firma może wykazywać dobry wynik finansowy, a jednocześnie czekać 30 lub 60 dni na płatności od klientów.
Dlatego przed przyjęciem kolejnego zobowiązania warto odpowiedzieć na prostsze pytanie: ile pieniędzy pozostanie na rachunku w dniu spłaty po uregulowaniu pozostałych przewidywalnych wydatków? Jeżeli odpowiedź zależy od faktury, która może zostać opłacona z opóźnieniem, trzeba uwzględnić również taki scenariusz.
Koszt trzeba analizować przed złożeniem wniosku, a nie dopiero przed podpisaniem umowy
Firmowe zasady mogą wskazywać, jakie informacje należy sprawdzić przy każdej ofercie. Sama wysokość udostępnionego kapitału nie wystarcza do porównania warunków. Przy analizowaniu dostępnych możliwości można zapoznać się z informacjami prezentowanymi przez pośrednika pożyczkowego, np. na stronie https://aventusbiznes.pl/, pamiętając, że przed podjęciem decyzji należy sprawdzić warunki konkretnej oferty oraz dokumentację dotyczącą zobowiązania.
Należy znać całkowitą kwotę do zwrotu, oprocentowanie, prowizje i pozostałe opłaty oraz dokładny termin spłaty. W przypadku produktów, dla których podawane jest RRSO, wskaźnik ten może ułatwiać ocenę kosztu, ale nie powinien zastępować sprawdzenia konkretnych kwot wynikających z umowy.
Przedsiębiorca powinien również wiedzieć, jakie konsekwencje przewidziano w razie opóźnienia. Nawet jeżeli na dzień zawarcia umowy termin spłaty wydaje się bezpieczny, warunki dotyczące zaległości pozostają istotną częścią zobowiązania.
Kto może podjąć decyzję o finansowaniu?
W JDG odpowiedź jest oczywista, ale również tutaj warto stosować własną procedurę zamiast podejmować decyzję pod presją czasu. W spółce lub większej firmie dobrze określić, kto może wystąpić o finansowanie, kto sprawdza warunki i od jakiej kwoty potrzebna jest zgoda drugiej osoby.
Rozdzielenie tych czynności ogranicza ryzyko zaakceptowania warunków bez dokładnego przeczytania dokumentów. Osoba zajmująca się bieżącymi wydatkami może koncentrować się przede wszystkim na tym, jak szybko środki będą dostępne. Księgowy lub osoba odpowiedzialna za finanse spojrzy natomiast na zobowiązanie przez pryzmat płynności i przyszłych terminów płatności.
Jakich dokumentów i informacji nie powinno zabraknąć?
Procedura finansowania może obejmować również przygotowanie podstawowych danych jeszcze przed rozpoczęciem składania wniosku. Zakres wymaganych dokumentów zależy od konkretnej oferty i sposobu oceny przedsiębiorstwa. Mogą być potrzebne dane rejestrowe firmy, informacje o przychodach i kosztach, historia rachunku czy dokumenty potwierdzające określone źródła wpływów.
Pośrednik pożyczkowy lub instytucja finansująca może także oceniać zdolność do spłaty oraz korzystać z dostępnych baz i informacji dotyczących wcześniejszych zobowiązań. Nie każda oferta ma takie same wymagania, dlatego nie należy zakładać, że pozytywna decyzja uzyskana wcześniej oznacza automatycznie podobny wynik przy kolejnym wniosku.
Warto też ustalić zasadę, że dane przekazywane we wniosku muszą odpowiadać aktualnej sytuacji firmy. Błędy dotyczące przychodów, zobowiązań czy danych rejestrowych mogą wydłużyć weryfikację albo wpłynąć na ocenę wniosku.
Bezpieczeństwo jest częścią procedury finansowej
Presja czasu nie powinna oznaczać pomijania kontroli podmiotu, któremu firma przekazuje swoje dane. Przed rozpoczęciem procesu trzeba wiedzieć, kto faktycznie oferuje lub pośredniczy w finansowaniu, gdzie znajdują się dane przedsiębiorcy oraz w jaki sposób udostępniono warunki usługi.
Szczególnej ostrożności wymagają prośby o nietypowe opłaty przed wypłatą środków, przesyłanie dokumentów poza oficjalnym systemem czy wiadomości prowadzące do stron o podejrzanych adresach. Dane logowania do bankowości elektronicznej, kody autoryzacyjne i inne informacje umożliwiające dostęp do rachunku powinny być chronione zgodnie z zasadami bezpieczeństwa stosowanymi przez bank i daną usługę.
Co zrobić, gdy firma ma już inne zobowiązania?
Jedna z ważniejszych zasad powinna dotyczyć sytuacji, w której przedsiębiorstwo spłaca już wcześniejsze finansowanie. Nowego zobowiązania nie warto analizować w oderwaniu od poprzednich.
Do prognozy przepływów należy wpisać wszystkie terminy spłat i sprawdzić, czy nie kumulują się one w okresie niższych wpływów. Kolejne finansowanie wykorzystane przede wszystkim po to, aby regulować wcześniejsze zobowiązania, jest sygnałem do dokładniejszej analizy płynności firmy i przyczyn niedoboru środków.
Zasady powinny działać także wtedy, gdy pieniądze są potrzebne szybko
Największą wartość procedura ma właśnie w sytuacji presji czasu. Jeśli przedsiębiorca wcześniej określił maksymalną kwotę, wymagany poziom środków pozostających po spłacie, sposób porównywania kosztów oraz osoby zatwierdzające decyzję, nie musi tworzyć kryteriów od początku przy każdym nieplanowanym wydatku.
Takie reguły nie przesądzają, czy firma powinna skorzystać z zewnętrznego finansowania. Pozwalają natomiast oddzielić samą dostępność pieniędzy od pytania, czy dane zobowiązanie pasuje do aktualnych przepływów, celu wydatku i możliwości jego terminowej spłaty. To właśnie te elementy powinny decydować o dalszych krokach, a nie wyłącznie szybkość uzyskania środków.
Artykuł sponsorowany
